A figura do Comité de Ética, embora ainda pouco implementada, é o maior aliado do compliance da organização, pois garante a independência das decisões e recomendações emanadas do comité, sobre assuntos que envolvam deliberações referentes a brechas no Sistema de Compliance e o tratamento de denúncias.

Um comité de ética é um órgão autónomo interno dentro de uma companhia, e é responsável por assegurar o cumprimento de padrões éticos, atualizações do Código de Ética na função Compliance, e ainda a recepção e tratamento de denúncias na organização.

O comité é formado por funcionários com amplo conhecimento da estrutura de compliance e sistema ético da empresa, e é constituído de forma permanente para abordar assuntos relacionados com a ética, reportes de denúncias e investigação interna na organização.

“Existem empresas especializadas em Implementação de Sistemas de Compliance, como a PetroShore Compliance, para ajudá-lo na constituição e estruturação do comitê de ética”.

Ao criar uma comissão ou um Comité de Ética, é importante considerar o tamanho da empresa, o modelo de negócios, cultura organizacional, modelo de recepção de denúncias e os riscos organizacionais.

Normalmente, empresas com mais de 50 trabalhadores, já são obrigadas a ter sistemas de recepção e tratamento de denúncias, pelo que, uma empresa de porte médio ou uma instituição bancária ou de seguros, necessitade  um comité de ética. O comité deve integrar indivíduos com as habilidades e experiência necessárias para tratar efetivamente das preocupações éticas dentro da companhia. Além disso, o comité deve receber recursos e autoridade suficientes para realizar o seu trabalho.

“Se existe uma área ou departamento de Compliance, necessita de um Comité de Ética”.

Quando se trata de estruturar um Comité de Ética, há três considerações fundamentais: composição, mandato e recursos.

Composição: O comité de ética deve ser composto de indivíduos com diferentes origens e perspectivas. Isso ajudará a assegurar que o comité seja capaz de tratar adequadamente as preocupações éticas de todas as partes interessadas.

Mandato: O comité deve receber um mandato claro da administração da companhia, de autoridade, autonomia e independência. Isso assegurará que o comité seja capaz de desempenhar efetivamente suas funções.

Recursos: O comité deve ser dotado dos recursos adequados à sua disposição, incluindo tanto recursos financeiros, tecnológicos e intelectuais.

O seguinte são pontos a considerar sobre como estruturar um comité de ética eficaz:

1. Definir o alcance do comité.

2. Selecionar indivíduos com as habilidades e experiência necessárias para servir no comité.

3. Assegurar que o comité tenha independência, recursos e autoridade suficientes para realizar seu trabalho.

4. Comunicar o mandato e atividades do comité aos funcionários da companhia e partes interessadas.

5. Realizar reuniões regulares da comissão, e manter atas dessas reuniões.

6. Rever e atualizar regularmente a estrutura e os procedimentos do comité.

7. Informar regularmente a alta administração sobre as atividades e conclusões do comité.

8. Servir de ponte e contacto com examinadores de fraudes internos ou externos, e autoridades em matéria de brechas éticas.

Ao criar um comité de ética, é importante considerar como ele será estruturado, a fim de assegurar sua eficácia. Seguindo as indicações acima, a empresa pode criar um comité de ética que seja mais adequado para atender às necessidades de sua companhia.

O Comité de Ética deve ser regido por um estatuto próprio, que contemple:

• Quem pode participar, com critérios claros de elegibilidade.
• Numero de participantes, (sempre ímpar), de forma a evitar empates nas deliberações.
• Impedimentos dos membros, conflitos de interesses, destituição e substituição.
• Procedimentos de funcionamento e votação.
• Alcance do mandato, e proteção aos membros contra represálias, despedimentos injustificados e ser-lhes concedido o tempo necessário para a participação.
• Periodicidade das reuniões periódicas e emergenciais, procedimento de convocatória

Os comités de ética geralmente têm entre 5 a 11 membros, sendo composto por funcionários maioritários da organização. O presidente é nomeado por votação e indicado pelo Compliance por uma forma de “eleição interna”.

Os membros devem ser pessoas com integridade, conhecimento sobre a atividade da organização, bom senso e capacidade de tomar decisões sob pressão e independência.

Para garantir o bom funcionamento do comitê, os funcionários devem ser capazes de confiar a comissão, e sentir-se confiante de que ela protegerá seus interesses.

Ainda,

• Deve primar a ausência de conflitos de interesse na eleição de membros, participação e votação.
• O presidente deve ser nomeado por votação e nomeado por uma forma de “eleição interna”.
• O comité deve ter um mandato claro da administração da companhia.
• O comité deve ter recursos adequados à sua disposição, incluindo ambos recursos financeiros, tecnológicos e intelectuais.
• O comité deveria ser composto de indivíduos com diferentes formações e perspectivas.
• O comité deve reporta-se ao Conselho Fiscal, e na inexistência deste, ter assegurada sua independência nas decisões e deliberações.
• O Comité deve ainda, ter potestade para coordenar e conduzir as investigações internas na organização, se considerado necessário.
• O comité deve ser capaz de relatar regularmente suas constatações à alta administração e autoridades.

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